【ファイリング】書類整理はクリアホルダーと茶封筒で一発解決

【ファイリング】書類整理はクリアホルダーと茶封筒で一発解決

クリアルダー(クリアフォルダ)と茶封筒を使った、上手な書類整理術について解説いたします。下記のような方におすすめです。

  • 資料が多くて困っている方
  • 情報を上手く活用できていない方
  • 物を捨てるのが苦手な方
  • ミスや忘れ物が多い方
  • 作業環境をもっと快適にしたい方

書類を整理することで時間と気持ちに余裕が生まれるだけでなく、頭の中もすっきりし作業効率が向上します。紹介するものは全て100均で揃えられるので、今日から気軽に書類整理を始めて生活に余裕を作りましょう。

書類用のゴミ箱を用意する

仕事をしていると不要な書類や使い終わったメモが溜まっていきます。デスクが書類で溢れ返っている人は、ごみ箱の代わりにダンボールを1箱用意しましょう。いつもそのダンボールに書類を捨てるという習慣を付けるだけでも机の上がすっきりしてきます。

ダンボールが一杯になったらまとめてごみ袋に捨てることで、一枚一枚捨てるよりも小さな容量でごみを出せます。
※ダンボール×書類のイメージ写真
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1年以上使っていない書類は捨てる

整理が苦手な人は物を捨てるのが苦手です。書類を捨てて良いのか悩んだ場合は「いつか使うかもしれない」という考え方はやめて、「1年以上使わなかった書類は捨てる」という明確なルールに基づき処分を決定しましょう。

本当に捨てられないものだけは保管しても構いませんが、捨てても差し支えがないものは思い切って捨てることが大切です。

ファイルは立てて置く

ファイルは積み重ねて置くよりも、立てて置く方が間違えなく管理しやすいです。100均などで縦置きのファイルボックスを買い、机の上に2個ほど置くのをおすすめします。

今すぐ使う書類をファイルボックスの手前側に、後日使う書類をファイルボックスの奥側に置き、しばらく使わないものは引き出しの中に入れるとデスク周りが片付きます。
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クリアホルダーを使って整理する

クリアホルダーは外から中身の確認ができる透明なタイプを選びましょう。持ち運びに便利なので、常に鞄の中に何枚か入れておくと外出先で資料を貰った際にも汚さずに済みま

また、他の書類と紛れることも防げるので、書類の紛失対策にも役立ちます。基本的に無色透明のクリアホルダーを使用し、他と区別したい場合に限り色つきのクリアホルダーを使うと良いでしょう。
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茶封筒を使って整理する

資料が沢山あってクリアホルダーに収まりきれない場合は、角型2号封筒を使って整理しましょう。クリアホルダーよりも一回り大きいので、クリアホルダーが複数あってまとめたい場合にも役立ちます。クリアホルダーと同様に、ファイルボックスに立てて片付けられるので便利です

ファイルの見出しラベルは右上に貼る

クリアホルダーや茶封筒に見出しラベルをつけることで、ファイル管理がよりしやすくなります。ラベルを貼ると中に何の資料が入っているのか確認する手間が省けるため、急な用事の時にもすぐに取り出せます。

見出しラベルはクリアホルダーの右上に統一して貼るように意識してください。貼る位置を統一することで視認性が高まります。見出しラベルは剥がせるタイプのシールを使うと、同じクリアホルダーの名前を何度も変更できるのでおすすめです。
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ファイルを細分化しすぎない

整理をしていると夢中になってファイルを必要以上に細かく分類してしまうことがあります。しかし、細かすぎる分類はかえって使い勝手が悪くなるので注意しましょう。

基本的には1プロジェクト1クリアファイルを心がけ、収まりきれない場合に分割していく程度で大丈夫です。

ファイルはいつ使うかで分類する

近日使うものはデスクの上のファイルボックスに立てておき、必要なときに取り出すタイプの資料は引き出しの中にしまっておくのがベターです。

さらに机の上に置く書類は、今日使うのか後日使うのかで置き場所を区別すると、その日の作業予定を見える化できるので頭の中もすっきりしておすすめです。

クリアホルダーの色で優先順位を付ける

クリアホルダーは基本的に無色透明のものが良いと述べましたが、クリアホルダーのカラーによって優先順位を決める方法も有効です。

  • すぐに片付けたい書類 : 赤色
  • 余裕ができたら片付けたい書類 : 黄色
  • しばらく保管しておきたい書類 : 青色

上記のように色分けしておくことで作業順序に迷いが無くなり、仕事上の抜けを減らすことができます。

あとがき

整理が上手な人は整理のやり方を知っている人です。整理をすることで得られるメリットは、情報の活用力が身につくことと、高い集中力を保ち作業の効率化が図れることです。皆さんも作業をする前に机の上を整理をしてみてはいかがでしょうか。

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